Richtig aufgesetzt kann ein RFP oder eine Wettbewerbspräsentation (Pitch) der Beginn einer langfristigen Zusammenarbeit sein. In der Praxis entstehen aufgrund von fehlender oder unklarer Abmachungen nach dem Pitch oder nach der Abgabe des RFP gerne Konflikte, welche zu langwierigen Rechtsstreitigkeiten führen können. Aber vor allem zu Unzufriedenheit auf beiden Seiten führen.

Definition

Request for Proposal (RFP)

Es wird auf einen Pitch verzichtet, stattdessen wird eine Offerte verlangt. Aufgrund der Offerten werden Agenturen ausgewählt, um mit ihnen das Projekt detaillierter zu beleuchten.
Der Begriff RFP umfasst hier auch Anfragen auf welchen direkt entschieden wird.

Der RFP verlangt vom Auftraggeber eine Lösung für die Anforderungen zu entwickeln und zu beziffern. Mit dem RFP unterbreitet der Anbieter neben den Zahlen, bereits erste Umsetzungsideen und Lösungsansätze für die Aufgabe, welche dem Auftraggeber ohne Entgelt/Schutzgebühr überlassen werden.

Wettbewerbspräsentationen (Pitch)

Wettbewerbspräsentationen werden ausgeschrieben,  um für ein Projekt resp. Etat die richtige Agentur auszuwählen. Der Auftraggeber formuliert im Briefing die Aufgabenstellung des Pitches. Es bildet die Grundlage für den Pitch und ist die wesentliche Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und den Agenturen.
 
Anhand des Briefings formuliert der Auftraggeber seine konkreten Ziele und die klare Aufgabenstellung an die Agentur. Das das Briefing sollte mit dem Entscheidungsgremium des Unternehmens abgesprochen sein.

Empfehlung RFP Vorgehen

Anforderungen an Auftraggeber

Der Request for Proposal sollte so aufgebaut sein, dass die Offerten der Auftragnehmer miteinander verglichen werden können.

Anforderungen an RFP

Informationen zur Anfrage

Über den Auftraggeber

Termine und Fristen

Entscheidung

Vertraulichkeitsvereinbarungen

Anforderungen an den Auftragnehmer

Anforderungen an Offerte

Schriftliche Überlegungen des Lösungsweg/-ansatzes

Offerte

Agenturportrait

Empfehlung Pitch Vorgehen

Phase 1

Die erste Phase des Pitches  dient dazu zu erkennen, ob das Angebot und die Arbeitsweise des Auftraggebers den Anforderungen des Auftragnehmers entspricht
 
Für den Pitch erstellt der Auftraggeber eine «Longlist» mit maximal sechs Agenturen und lädt diese ein, erste Überlegungen zur Aufgabe und sowie zu ihrer Qualifikation für die gestellte Aufgabe persönlich vorzustellen.
Die Präsentation erfolgt persönlich und wenn möglich vor Ort. Durch das gegenseitige Kennenlernen kann erkannt werden, ob Auftraggeber und Auftragnehmer zueinander passen.
Im Vorfeld ist der Auftragnehmer darüber aufzuklären, was geschieht, wenn Dritte den Projektzuschlag erhalten. Insbesondere über das Ausfallhonorar und die Weiterverwenden der Inhalt der Pitch-Präsentation.

Anforderungen an Auftraggeber

Anforderungen Vorauswahl

Projektumfang

Über den Auftraggeber

Fristen

Entscheidung

Entschädigung

Nach dem Pitch

Anforderungen an Auftragnehmer

Anforderungen Vorauswahl

Schriftliche Überlegungen zur Aufgabe

3 Arbeitsbeispiele

Agenturportrait

Schreiben zur Eignung der Agentur für die Aufgabe

Entschädigung

Klarheit zur Leistungserbringung

Der Auftragnehmer  liefert im Zuge des Offert Verfahrens der Phase eins bereits eine Leistung an den Auftraggeber, indem er sich detailliert vorstellt (Agenturpräsentation) und seinen Lösungsweg aufzeichnet.
 
Der Auftraggeber soll in der ersten Phase keine detaillierten Kosten zu Projekten einfordern, die Agentur-Tarife und Stundenansätze dienen als Richtwert. In der ersten Phase sollen auch keine strategische Lösungswege oder kreative Konzeptideen verlangt werden.

Auswahl von geeigneten Agenturen für den Pitch 

Aufgrund der Präsentationen und Vorschläge wählt der Auftraggeber anhand von gewichteten Eignungskriterien drei Agenturen aus, die seiner Meinung nach sich am besten für die Aufgabe geeignet sind und lädt dies zur Phase 2 des Auswahlverfahrens ein.

Phase 2

In der zweiten Phase des Pitch-Verfahrens soll der Auftraggeber ein vertieftes Verständnis zur Arbeitsweise und das Vorgehen des Auftraggebers erhalten. Jetzt präsentiert der Auftraggeber konkrete Lösungen.

Anforderungen an Auftraggeber

Anforderungen finale Auswahl

Briefinggespräch

Schulterblick/Rebriefing

Ausfallhonorar

Nachgespräch

Anforderungen an Auftragnehmer

Anforderungen finale Auswahl

Briefing

Schulterblick/Rebriefing

Präsentation/Pitch:

Mündliches und schriftliches Briefing

Ein Muss ist ein persönliches Briefing Gespräch zu Beginn der zweiten Phase. Gegenseitiges Verständnis für die Aufgabe und Kennenlernen des möglichen  zukünftigen Partners sind für die richtige Wahl der Agentur genauso wichtig wie die geleistete Arbeit im Pitch.

Angemessenes Pitch-Honorar

Das Pitch-Honorar sollte im Vorfeld festgelegt werden. Jeder Auftragnehmer darf sich überlegen ob er zu den Konditionen mitmachen will. Ziel des Honorares ist nicht die Kosten der Agentur zu tragen. Es soll gewährleisten, dass auch Geld für Projekt verfügbar ist. Sprich es wird nicht einfach nur zum “Spass” gepitched.
Wird ein  Ausfallhonorar von CHF 3000.-- angesetzt, investiert der Auftraggeber CHF  9 000.-  um die Auswahl zu treffen.
 
Neben dem Ausfallshonorar kann zudem die mögliche Nutzung eines Konzeptes aber ohne deren Umsetzung durch den Auftragnehmer geregelt werden. Erachtet beispielsweise der Auftragnehmer das Konzept als sehr gut, stimmt jedoch die Chemie zwischen den Parteien nicht, kann der Auftraggeber durch Zahlung eines Honorars das Konzept mit einer anderem Partner umsetzen. Durch das Honorar wird das Nutzungsrecht übertragen.
 
Verlierer-Agenturen erhalten in jedem Fall ein Pitch-Honorar (sog. Schutzgebühr).

Anforderung an die  Präsentation

Präsentation Konzept, Gestaltung und Machbarkeit

inkl.  Klickbaren Prototypen für Website oder App.

Alternativen zum Pitch/RFP

Wettbewerbspräsentationen lassen sich umgehen, «Vorprojekte» mit potenziellen Auftraggebern umgehen. Diese eher kleinen Projekte decken einen Teil des zu realisierenden Projektes ab. In der persönlichen Zusammenarbeit an einer konkreten Aufgabe, wird beidseitig recht schnell klar, ob eine Zusammenarbeit zielführend ist. Entscheidend ist, ob das Projektteam die gleichen Werte und Vorstellungen teilt, als Team kompatibel ist und natürlich ob die Qualität der Artefakte den Bedürfnissen und Anforderungen entspricht. Dieser  Aspekt der Zusammenarbeit, wie arbeiten die Menschen auf Auftraggeber- und Auftragnehmer-Seite zusammen, geht beim Pitch fast gänzlich unter, da lediglich Fakten, Budget und Resultate zählen.

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